Chi può inviare una segnalazione whistleblowing?

I soggetti abilitati a effettuare le segnalazioni sono i seguenti:

• tutti i dipendenti della Banca. Sono dipendenti coloro che operano sulla base di rapporti che ne determinano l'inserimento nell’organizzazione aziendale ai sensi di quanto previsto dall’articolo 1, comma 2, lettera h-novies, del Testo Unico Bancario;
• i liberi professionisti, i consulenti e i fornitori, i volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso la Banca;
• gli azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza presso la Banca.

Quali tipi di segnalazioni posso inviare mediante il sistema whistleblowing?

Si premette che, essendo molto ampio l’ambito delle violazioni eventualmente correlate alla normativa a presidio dell'operatività svolta dalla Banca, non è possibile elencare in via sistematica ed esaustiva le fattispecie potenzialmente oggetto di segnalazione.

Sono considerate rilevanti le violazioni delle norme disciplinanti l’attività bancaria ai sensi del Decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385 (TUB); del Decreto legislativo 24 febbraio 1998, n. 58 (TUF); del Decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231, in materia di antiriciclaggio; del Regolamento europeo n. 596/2014, in materia di market abuse e delle correlate norme attuative e regolamentari; della normativa di Vigilanza complessivamente intesa, essenzialmente disponibile sui siti internet di Banca d'Italia, della Consob, del Garante per la protezione dei dati personali, dell’Autorità garante della concorrenza e del mercato, dell’Unità di Informazione Finanziaria; delle norme che prevedono i reati presupposto della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche ai sensi del Decreto legislativo n. 231/2001.

Sono considerati altresì rilevanti quegli atti o comportamenti posti in essere in violazione di leggi e regolamenti, dei Codici di comportamento o di altre disposizioni aziendali sanzionabili in via disciplinare.

Ai sensi del Decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023 di recepimento della Direttiva europea 2019/1937, possono essere oggetto di segnalazione mediante il sistema whistleblowing anche: condotte illecite ai sensi del Decreto legislativo n. 231/2001; illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali (appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi; tutela dell’ambiente, etc.); atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione di cui all’articolo 325 del Trattato sul funzionamento dell’Unione europea; atti od omissioni riguardanti il mercato interno, di cui all’articolo 26, paragrafo 2, del Trattato sul funzionamento dell’Unione Europea; atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione nei settori indicati in precedenza.

Qual è la procedura per inviare una segnalazione?

Per inviare una segnalazione è necessario cliccare il pulsante “Avvio segnalazione” presente nella pagina whistleblowing. Il servizio, disponibile 24 ore al giorno per 7 giorni alla settimana, è caratterizzato da due link per tutti i potenziali soggetti segnalanti, l’uno denominato Whistleblowing in relazione al quale è necessario registrarsi fornendo nome, cognome e indirizzo e-mail e l’altro denominato Whistleblowing Antiriciclaggio, inerente alle violazioni in materia di antiriciclaggio e finanziamento al terrorismo, anonimo e, pertanto, senza registrazione.

Queste, in sintesi, le fasi in cui si articola il processo di segnalazione. In particolare, il whistleblower:

• deve scegliere il tipo di violazione;
• deve descrivere in maniera puntuale e dettagliata le circostanze e i fatti oggetto di segnalazione, nonché le generalità, la qualifica e/o il ruolo del soggetto che ha posto in essere gli atti e/o i fatti oggetto di segnalazione;
• deve inserire una dichiarazione di eventuale corresponsabilità riguardo alla violazione segnalata, nonché una dichiarazione circa l'eventuale interesse personale relativo agli atti e/o ai fatti segnalati;
• può inserire eventuali ulteriori informazioni e/o documenti a sostegno della segnalazione;
• può inserire una dichiarazione, relativamente alle segnalazioni inerenti a violazioni riguardanti la tematica antiriciclaggio, circa la volontà, o meno, di rilasciare la sua identità;
• può comunicare con il Responsabile del sistema interno di segnalazione delle violazioni mediante un canale di comunicazione protetto e riservato sito all’interno della procedura stessa di segnalazione;
• può monitorare lo stato di avanzamento della segnalazione;
• riceve, in relazione alle segnalazioni antiriciclaggio, a procedura di segnalazione completata, il codice univoco per monitorare lo stato di avanzamento della segnalazione.

Qual è l’iter di gestione di una segnalazione?

La segnalazione viene gestita essenzialmente da:

• il Responsabile del sistema interno della segnalazione (o suo delegato), individuato nel Responsabile pro tempore della Funzione di Conformità della Capogruppo Banca Popolare di Sondrio, che la condivide con il Responsabile pro tempore del Servizio Revisione interna di Capogruppo (o suo delegato) per lo svolgimento delle fasi istruttorie. È previsto il coinvolgimento di ulteriori funzioni aziendali solo se strettamente necessario e indispensabile per lo svolgimento delle analisi. In ogni caso è assicurata la riservatezza, la sicurezza e la protezione dei dati personali;
• se l’entità coinvolta è il Responsabile del sistema interno di segnalazione (o suo delegato) o un soggetto gerarchicamente o funzionalmente subordinato allo stesso la segnalazione è gestita interamente dal Responsabile del Servizio Revisione interna (o suo delegato);
• se l’entità coinvolta è il Responsabile del Servizio Revisione interna (o suo delegato) o un soggetto gerarchicamente o funzionalmente subordinato allo stesso la segnalazione è gestita interamente dal Responsabile del sistema interno di segnalazione (o suo delegato).

È possibile rimanere anonimi?

Sì, la segnalazione può essere anonima con riferimento alle violazioni che attengono alla normativa antiriciclaggio e al finanziamento al terrorismo. Ad ogni modo, è sempre consigliato fornire le proprie informazioni di contatto per consentire, al fine di facilitare la gestione della segnalazione, al Responsabile del sistema interno di segnalazione di contattare il segnalante.

Il segnalante sarà informato dopo l’inserimento di una segnalazione?

Sì, dopo l’inserimento di una segnalazione il whistleblower verrà informato mediante il rilascio in procedura di un avviso di ricevimento della segnalazione entro sette giorni dalla data di ricezione della segnalazione e successivamente, entro un termine di tre mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza dell’avviso, entro tre mesi dalla scadenza del termine di sette giorni dalla presentazione della segnalazione, gli verrà comunicato l'esito della stessa. Inoltre, il segnalante ha la possibilità di monitorare lo stato di avanzamento della segnalazione direttamente accedendo alla procedura.

Che protezione ha il segnalante dopo aver inviato una segnalazione?

La Banca garantisce la confidenzialità delle informazioni ricevute e mantiene riservata l'identità del segnalante. Il segnalante non deve subire condotte ritorsive, discriminatorie o comunque sleali conseguenti alla segnalazione.

Le tutele si applicano anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali; durante il periodo di prova; successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

È possibile ricorrere ad altri canali oltre al canale di segnalazione interna previsto dalla Banca?

Il segnalante oltre alle segnalazioni effettuate tramite il canale di segnalazione in presenza di violazioni di cui al Decreto legislativo n. 24 del 10 marzo 2023, al canale di segnalazione esterna, attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), se sussiste una delle seguenti condizioni:

• non è prevista, nell’ambito del contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alla legge;
• la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;
• la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

Le innovate disposizioni normative prevedono altresì la possibilità per il segnalante, in via residuale, al ricorrere di precise condizioni previste dalle citate norme, di effettuare divulgazioni pubbliche tramite stampa o mezzi elettronici o mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone.

Sono previsti provvedimenti a carico del segnalante che effettua una segnalazione in malafede, ingiuriosa, calunniosa, diffamatoria, con dolo e/o colpa grave?

Sì, la Banca potrà intraprendere le più opportune misure disciplinari e/o legali a tutela dei propri diritti, beni e della propria immagine, nei confronti di chiunque, in mala fede, con dolo e/o colpa grave abbia effettuato segnalazioni false, infondate e/o al solo scopo di calunniare, diffamare o arrecare pregiudizio al segnalato.